Jednym z obowiązków każdego przedsiębiorcy jest właściwe przechowywanie dokumentów firmowych. Problem pojawia się, gdy w siedzibie firmy zaczyna brakować na nie miejsca! Na szczęście jest na to proste rozwiązanie.
Przechowywanie dokumentów firmowych
Zgodnie z przepisami prawa dokumenty firmowe (faktury , deklaracje, paragony raporty dokumenty korygujących, potwierdzenia opłacenia składek (jest tego na prawdę mnóstwo) podatnik czy przedsiębiorca jest zobowiązany przechowywać przez okres co najmniej 5 lat. Tak pięć lat archiwizowania, a w niektórych przypadkach nawet 6. Nie wspominając o np. dokumentach i umowach, które chcesz po prostu przechować z innych powodów niż wynikających z przepisów prawa.
Jeśli np. Twoja księgowa czy szerzej Twoje biuro rachunkowe oddało Ci stosy dokumentów w segregatorach, faktury, rozliczenia, rolki fiskalne, dokumentu zusowskie i wszystkie inne dokumenty i nie masz gdzie ich trzymać to najlepszym rozwiązaniem tego problemu jest Magazynownia24. Sprawdź nasz cennik.
Archiwum firmowe
W naszych magazynach samoobsługowych można stworzyć swoje prywatne archiwum firmowe. Jest to dobry sposób na to, żeby zaoszczędzić miejsce, a przy tym działać zgodnie z literą prawą. W końcu niektóre z faktur czy ksiąg mogą okazać się przydatne, na przykład podczas kontroli z Urzędu Skarbowego.
Przechowywanie dokumentów firmowych w praktyce
Każdy przedsiębiorca powinien archiwizować księgę przychodów i rozchodów, a także ewidencję przychodów, rejestry VAT, dowody księgowe (różnego rodzaju faktu, dowody wewnętrzne, noty księgowe), ewidencje środków trwałych, dokumenty inwentaryzacyjne czy ewidencje przebiegu pojazdów. Tego typu dokumenty należy przechowywać przez minimum pięć lat!
Przechowywanie dokumentów firmowych związanych z ZUS-em
Kolejna grupa dokumentów, którą przedsiębiorca musi przechowywać dotyczy wszelakich papierów zgłoszeniowych i rozliczeniowym z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W tym przypadku również czas archiwizacji wynosi pięć lat. Na taki ogrom dokumentacji trudno jest znaleźć miejsce w siedzibie niewielkich firm, dlatego w naszych magazynach jeśli tylko chcesz możesz umieścić solidne regały, gdzie znajdą się kartony, teczki i segregatory z dokumentami. Tam na pewno będą bezpieczne i nie ulegną uszkodzeniu!
Przechowywanie dokumentów związanych z kadrami
Dokumentacja kadrowa również musi być właściwie archiwizowana. Dotyczy to m.in. imiennych list płac czy kart ewidencji czasu pracy. Co ważne, przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania tego typu dokumentów, a także innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru zarówno emerytury, jak i renty przez okres… 50 lat od zakończenia pracy przez konkretnego pracownika u pracodawcy! Przez lata tego typu dokumentów może się uzbierać całkiem sporo, dlatego nawet się nie zastanawiaj i postaw na długoterminowe wynajęcie naszego kontenera.
Archiwum dokumentów dla Aptek
Możemy stworzyć również funkcjonalne archiwum dla aptek. Obecnie wiele dokumentów można spotkać w postaci elektronicznej, jednak mimo wszystko szerokie grono osób woli posługiwać się tymi papierowymi. W takich sytuacjach nasze magazyny są prawdziwym zbawieniem, a co ważne na okres długoterminowy proponujemy naszym klientom bardzo korzystne warunki finansowe. Pamiętaj, że możesz dowolnie wybrać określone wymiary schowka, a zatem możesz go dopasować indywidualnie do swoich własnych oczekiwań. Jest to najlepszy sposób na odpowiednie rozplanowanie wolnej przestrzeni.
